Gestion des stagiaires : une fiche centralisée reliée à l’entreprise, aux formations et aux documents

Un suivi clair pour chaque stagiaire

Avec Easy CRM Formation Continue, logiciel de gestion pour centre de formation, chaque fiche stagiaire reste reliée à son entreprise, ses formations, ses documents et les échanges associés.

Ainsi, la gestion administrative des formations devient plus simple : vous retrouvez plus facilement les participants, leur entreprise, leurs sessions de formation et les éléments utiles au suivi administratif.

Une gestion des stagiaires pensée pour les organismes de formation

Un apprenant ne se limite pas à une ligne dans une liste. Il est lié à une entreprise, à une session, à des documents et à un historique.

Cette logique évite les informations dispersées. Elle aide aussi votre équipe à travailler plus vite, sans reprendre les mêmes données à plusieurs endroits.

Une fiche stagiaire claire et centralisée

Vous disposez d’informations utiles sur chaque apprenant pour l’organisation des formations et la génération des documents.

Vous pouvez notamment conserver :

• civilité, nom et prénom ;
• fonction dans l’entreprise ;
• téléphone mobile et e-mail ;
• date et ville de naissance ;
• information RQTH ;
• entreprise de rattachement.

Ensuite, les filtres permettent de retrouver rapidement un apprenant par son nom, son prénom ou l’année de participation à une formation.

Des stagiaires rattachés aux bonnes entreprises et aux bonnes sessions

La gestion des apprenants prend tout son sens avec les formations intra et inter. En intra, plusieurs apprenants peuvent dépendre de la même entreprise cliente.

En inter, une même session peut regrouper des participants issus de plusieurs clients. Notre solution garde cette organisation lisible.

• apprenants rattachés à une entreprise cliente ;
• inscription dans une ou plusieurs formations ;
• vue claire des participants d’une session intra ;
• regroupement des apprenants par client en formation inter ;
• suivi du nombre de stagiaires inscrits.

Pour comprendre cette organisation côté sessions, consultez la page dédiée à la gestion des formations intra et inter.

Une inscription plus rapide aux formations

Lorsqu’un stagiaire existe déjà dans le logiciel, vous pouvez le retrouver et l’ajouter à une nouvelle session sans ressaisie inutile.

Dans le cas contraire, vous créez sa fiche au moment de l’inscription. Elle est automatiquement rattachée à la fiche entreprise, puis vous l’associez à la bonne formation.

• recherche d’un apprenant déjà existant ;
• ajout manuel d’un nouveau stagiaire ;
• rattachement à l’entreprise cliente ;
• inscription dans une session intra ou inter ;
• repérage plus simple des doublons grâce aux filtres.

De cette manière, vous gagnez du temps au moment de préparer une session et vous gardez des données plus fiables.

Un meilleur suivi administratif de chaque apprenant

Le suivi d’un stagiaire ne s’arrête pas à son inscription. Vous pouvez retrouver les formations auxquelles il participe et les éléments associés à son parcours.

Cette traçabilité facilite le travail quotidien, surtout lorsque plusieurs personnes interviennent sur les mêmes dossiers.

• historique des formations suivies ;
• accès depuis la fiche client ;
• accès depuis la session de formation ;
• informations utiles pour les documents ;
• préparation des justificatifs administratifs.

Archiver un stagiaire et restaurer sa fiche

Vous pouvez archiver un stagiaire sans supprimer sa fiche, puis la restaurer ultérieurement. Vous conservez ainsi ses informations pour pouvoir les réutiliser.

Des effectifs à jour pour les formations à venir

L’archivage déclenche le recalcul automatique du nombre de participants des formations à venir. Vous évitez de reprendre les effectifs manuellement dans chaque formation concernée.

Les effectifs des formations passées restent inchangés, afin de préserver le suivi des sessions déjà réalisées.

Des documents générés avec les bonnes informations

Les données des stagiaires alimentent les documents générés dans le logiciel. Vous évitez donc les copier-coller entre plusieurs fichiers.

Selon vos modèles, vous pouvez produire les documents utiles à partir des informations déjà saisies.

• convocations ;
• feuilles d’émargement ;
• attestations et certificats de réalisation ;
• documents administratifs ;
• documents de suivi des absences ou de l’assiduité.

Cette partie s’appuie naturellement sur la gestion des documents de formation.

Une communication facilitée avec les stagiaires

Vous pouvez aussi utiliser les données du CRM pour préparer vos messages et envoyer les documents utiles aux participants.

Les modèles d’e-mails aident à garder une communication homogène avant, pendant ou après la formation.

Lors d’une modification du planning de la formation, Easy CRM peut aussi préparer un e-mail avec les dates, les horaires et les séquences mis à jour. Vous choisissez les destinataires, notamment les stagiaires dont l’adresse e-mail est renseignée.

• envoi de convocations ;
• documents en pièce jointe ;
• e-mails préremplis ;
• messages d’information ;
• historique des envois.

Pour les communications plus larges, vous pouvez également consulter la page newsletter et emailing.