Facturation et règlements pour organisme de formation

Du financement de la formation au suivi de chaque facture

Avec Easy CRM, notre CRM pour organismes de formation, préparez vos factures à partir des informations déjà enregistrées dans vos dossiers. Les calculs automatiques et les vérifications du logiciel réduisent les saisies et vous aident à éviter les erreurs. Facturez chaque financeur pour sa part, gérez les acomptes et gardez une vue claire sur les paiements.

Formateur indépendant, dirigeant ou gestionnaire administratif d’un organisme de formation : vous retrouvez les montants, les documents et les interlocuteurs de facturation dans le même dossier, pour vos formations intra et inter.

Facturer chaque financeur pour le montant qui lui revient

Choisissez le financeur et les modules de formation à facturer. Easy CRM reprend automatiquement le montant pris en charge par ce financeur et les taux de TVA correspondants. Vous évitez ainsi de recopier les montants du dossier.

Une formation peut être facturée en partie à un OPCO, en partie à l’entreprise cliente ou à un autre financeur. Chacun reçoit sa propre facture, avec un suivi séparé de ce qu’il doit payer.

Avant de facturer, le logiciel vérifie que les financements confirmés couvrent exactement le coût de la formation. Vous êtes ainsi protégé contre une facturation fondée sur une prise en charge encore incertaine.

Les participations, accords et justificatifs se préparent dans la gestion des financements et prises en charge.

Facture ordinaire, facture d’acompte ou facture de solde

Le logiciel vous guide dans le choix de la facture adaptée et tient compte de ce qui a déjà été facturé. Vous pouvez facturer en une fois ou demander des acomptes avant la facture finale.

Facture ordinaire

Facturez en une fois la totalité du montant dû par le financeur pour les modules choisis.

Facture d’acompte

Demandez une partie du montant, en indiquant un pourcentage ou une somme hors taxes.

Facture de solde

Facturez le reste. Easy CRM déduit automatiquement les acomptes déjà facturés.

Si un acompte a déjà été facturé, Easy CRM vous oriente vers un nouvel acompte ou une facture de solde. Vous évitez de facturer deux fois la même prestation au même financeur.

Calculer les acomptes et déduire leur montant du solde

Indiquez le pourcentage ou le montant hors taxes de l’acompte. Easy CRM calcule automatiquement la TVA et le montant à facturer, même si les modules utilisent des taux différents.

Pour la facture finale, le logiciel retrouve les acomptes déjà facturés et les déduit automatiquement. Il vérifie les modules concernés et les montants pour éviter un oubli, une déduction en double ou un dépassement.

Préparer vos factures avec moins de saisies

Le brouillon reprend les informations déjà présentes dans le dossier. Vous pouvez le relire, le corriger et consulter un aperçu portant la mention BROUILLON. Le numéro affiché est donné à titre indicatif. Le numéro définitif sera attribué automatiquement lors de votre validation.

Saisissez un montant hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC) : Easy CRM calcule automatiquement l’autre montant selon le taux de TVA choisi. Vous gagnez du temps et limitez les erreurs de calcul.

Lorsque tout est prêt, cliquez sur Valider et émettre. Le logiciel numérote la facture, prépare son PDF et la conserve telle que vous l’avez validée. Elle ne peut plus être modifiée ou supprimée par erreur.

Des contrôles automatiques pour sécuriser la facturation

Easy CRM vérifie les informations avant la préparation puis la validation de la facture. Ces contrôles automatiques vous aident à éviter les oublis et bloquent les opérations incohérentes.

• Éviter les informations manquantes : le logiciel vérifie l’identité du destinataire et les renseignements obligatoires.
• Prévenir les erreurs de montant : les totaux et les financements sont contrôlés avant validation.
• Préparer le paiement : les informations nécessaires au règlement et la date limite de paiement sont vérifiées.
• Éviter de facturer deux fois : Easy CRM tient compte des factures et des acomptes déjà établis pour chaque financeur.
• Préserver vos documents : les factures validées sont conservées et le logiciel empêche l’archivage d’un contrat qui en contient.

Voir ce qui est payé et ce qui reste à recevoir

Pour chaque facture, retrouvez immédiatement le destinataire, le montant payé et le reste à régler. Le PDF et la préparation de l’envoi sont accessibles depuis le même écran.

Enregistrez les paiements reçus et associez-les aux factures concernées. Le montant restant à payer se met à jour automatiquement. Les chèques en attente d’encaissement et les paiements refusés restent distingués des sommes réellement reçues.

Si un paiement correspond exactement à une seule facture du même contrat et du même financeur, Easy CRM peut les associer automatiquement. Sinon, vous choisissez les factures concernées, avec des contrôles pour éviter de répartir un montant trop élevé.

Un même paiement peut couvrir plusieurs factures d’un client. Les sommes qui restent à associer à une facture sont visibles pour faciliter votre suivi.

Envoyer la facture au contact de facturation

Désignez le contact chargé de la facturation chez votre client. Son adresse e-mail est ensuite proposée automatiquement lors de la préparation de l’envoi, pour vous éviter de la rechercher à chaque facture.

Choisissez votre modèle d’e-mail et vérifiez les destinataires. Easy CRM ajoute automatiquement la facture en pièce jointe. Vous validez l’envoi et retrouvez ensuite les échanges dans l’historique du dossier.

Pour limiter les erreurs d’envoi, les stagiaires et les formateurs ne sont pas proposés comme destinataires. Pour un OPCO ou un autre financeur, le logiciel utilise son adresse de facturation et vous demande de la renseigner si elle manque.

Adapter vos factures à votre organisme de formation

Enregistrez les coordonnées de votre organisme, les modes de paiement acceptés, les délais de règlement et les taux de TVA utilisés. Ces réglages, réservés aux administrateurs, servent ensuite à préparer vos factures avec moins de saisies répétitives.

Des choix sont proposés pour faciliter la mise en place. Vous pouvez les adapter à vos habitudes et utiliser le modèle de facture fourni ou votre propre modèle, avec votre logo et vos couleurs.

Le modèle fourni intègre les mentions prévues pour la facturation des formations. Vos modèles personnalisés doivent également les reprendre. Retrouvez les possibilités de personnalisation dans la gestion des documents de formation.

Suivre des factures émises dans un autre logiciel

Vous utilisez déjà un autre logiciel pour créer vos factures ? L’option facturation externe permet d’enregistrer leurs références et leurs montants dans Easy CRM, et de joindre leur PDF.

Vous retrouvez ainsi les factures dans vos dossiers de formation et suivez leurs paiements au même endroit, en conservant les documents et numéros d’origine.

Cette option se choisit pour l’ensemble du compte, à la place de la création des factures dans Easy CRM. La préparation et l’envoi des factures restent alors gérés dans votre autre logiciel.

Retrouver les factures et les paiements à suivre

Retrouvez les dossiers à facturer, les factures en attente de paiement et les règlements reçus sur la période de votre choix. Les factures plus anciennes restent consultables.

Vous savez quels montants restent à recevoir et quels dossiers nécessitent votre attention. Les modèles d’e-mails et les rappels vous aident à organiser votre suivi.

Transmettre les données à la comptabilité

Récupérez la liste de vos factures et règlements dans un fichier utilisable par votre logiciel comptable ou votre cabinet, au format CSV. Vous facilitez la transmission des informations utiles à votre comptabilité.

Easy CRM a également été préparé pour accueillir de futures fonctions de facturation électronique. L’envoi de factures électroniques par ce moyen n’est pas encore disponible.