Facturation et règlements pour organisme de formation

Piloter la facturation des formations et les règlements

Easy CRM Formation Continue est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui relie la facturation aux clients, aux contrats, aux formations et aux règlements.

Vous utilisez les informations déjà présentes dans le CRM pour préparer les factures, suivre les paiements et identifier les montants encore attendus.

Ce fonctionnement évite de maintenir plusieurs fichiers en parallèle. Il donne aussi une vision claire de ce qui doit être facturé, de ce qui a été réglé et des montants encore attendus.

À qui s'adresse cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité répond aux besoins d'un organisme de formation qui recherche un logiciel de facturation capable de suivre les devis validés, de générer les factures et d'enregistrer les règlements.

• facturation des formations intra et inter ;
• gestion des entreprises, particuliers et OPCO ;
• suivi des acomptes, échéances et soldes ;
• mise à jour automatique du reste à payer ;
• historique des factures et des règlements.

Créer une facture sans ressaisir les informations

La facture peut être préparée depuis une formation, un contrat ou un devis. Le logiciel reprend les données du dossier et calcule les montants hors taxes, la TVA et le total TTC.

Le système tient également compte de l'assujettissement ou du non-assujettissement à la TVA. Ainsi, le document reprend les règles prévues pour le centre de formation.

• client et destinataire de la facture ;
• formation et modules concernés ;
• tarif par stagiaire, module ou session ;
• date de facturation ;
• premier numéro de facture disponible.

La facture est ensuite générée au format PDF à partir de vos modèles personnalisables. Cette souplesse repose sur le module GED et gestion des documents.

Dans la continuité de la gestion des formations intra et inter pour limiter les doubles saisies et les erreurs.

Personnaliser les factures et conserver leur traçabilité

Les factures utilisent le même module que les autres documents de formation. Vous gardez ainsi la maîtrise de leur présentation et des informations affichées.

• logo et mise en page ;
• coordonnées de l'organisme ;
• mentions légales ;
• conditions et délais de règlement.

Le système garde la trace de chaque facture éditée. Si une facture est supprimée puis remplacée, l'opération reste enregistrée dans l'historique.

Les factures restent accessibles sans limite de durée appliquée par le logiciel. Elles sont également intégrées aux sauvegardes quotidiennes des documents.

Facturer une formation en une ou plusieurs étapes

Un même contrat peut être facturé en totalité ou progressivement. Cette souplesse convient aussi bien à une formation courte qu'à un parcours composé de plusieurs modules.

Vous pouvez, par exemple, facturer un premier module aujourd'hui, puis les étapes suivantes aux dates prévues avec le client.

Une sécurité empêche de facturer deux fois la même prestation. Lorsqu'un module a déjà été facturé, le logiciel l'identifie automatiquement et l'écarte des éléments restant à facturer.

• facture globale ;
• factures partielles ;
• factures d'acompte et de solde ;
• échéancier adapté au contrat ;
• avoir rattaché au dossier concerné.

Suivre les règlements et le reste à payer

Lorsqu'un règlement est reçu, vous l'ajoutez au dossier avec sa date, son mode de paiement et sa référence. Le montant restant à payer est alors recalculé automatiquement.

Le même calcul se met à jour dans les vues d'ensemble. Votre équipe connaît donc immédiatement la situation du client, même en cas de paiement partiel.

Chaque règlement peut être affecté au client ou à l'OPCO. L'export CSV facilite ainsi la répartition du chiffre d'affaires par type de financeur, notamment pour préparer le BPF.

• acomptes versés avant ou pendant la formation ;
• paiements partiels ;
• règlement du solde ;
• différents modes de paiement ;
• historique des règlements enregistrés.

Dès que le total des règlements correspond au montant facturé, la facture quitte automatiquement la liste des factures en attente de paiement.

Identifier les factures à émettre et les paiements à recevoir

Une vue dédiée regroupe les principales informations de facturation. Vous pouvez ainsi passer d'une étape à l'autre sans parcourir chaque dossier individuellement.

• contrats validés qui restent à facturer ;
• factures en attente de règlement ;
• factures générées sur une période ;
• règlements enregistrés sur une période ;
• filtres par date, client et statut.

Notre solution pour centre de formation distingue également le chiffre d'affaires facturé du montant réellement encaissé.

Envoyer les factures et préparer les relances

Une fois la facture générée, vous pouvez l'afficher, la télécharger ou l'envoyer par e-mail depuis le logiciel.

Les modèles d'e-mails accélèrent la préparation du message. L'envoi reste ensuite attaché au client afin de conserver l'historique des échanges.

Enfin, des rappels internes peuvent être planifiés pour organiser les relances et répartir les actions entre les utilisateurs.

Exporter les factures et règlements pour la comptabilité

Easy CRM Formation Continue reste un logiciel de gestion pour organisme de formation, et non un logiciel comptable. Il facilite toutefois la transmission des données nécessaires à la comptabilité.

Les factures et les règlements peuvent être exportés au format CSV. Cet export comptable simplifie leur reprise dans le logiciel utilisé par le centre ou par son cabinet comptable.

Vous conservez ainsi une continuité entre la gestion administrative des formations, la facturation et le suivi des encaissements.

Une vision plus simple de la facturation de vos formations

En reliant les contrats, les factures et les règlements, le système réduit les manipulations et rend les montants plus faciles à contrôler.

Votre équipe sait ce qu'elle doit facturer, ce qui reste à encaisser et quels documents ont déjà été transmis. Cette organisation convient à la facturation d'une formation intra comme à celle d'une session inter.

Pour découvrir le fonctionnement global du logiciel de gestion pour centre de formation, consultez la page de présentation d'Easy CRM Formation Continue.