Formations intra et inter : organisez vos sessions sans multiplier les fichiers

Deux organisations, un même outil de gestion

Une formation intra ne se gère pas comme une formation inter. Pourtant, les deux doivent rester simples à suivre au quotidien.

Avec Easy CRM Formation Continue, vous créez vos sessions depuis le catalogue, puis vous organisez les clients, les apprenants, les dates, les documents et la facturation au même endroit.

Créer une session depuis le catalogue

Vous partez d’une formation déjà structurée dans le catalogue. Ensuite, vous créez une session intra ou inter selon le besoin.

• Formation intra pour une entreprise cliente.
• Formation inter ouverte à plusieurs entreprises.
• Format présentiel, distanciel ou mixte.
• Dates, horaires, lieu et formateur.
• Statut de suivi : projet, confirmé, annulé, en cours ou terminé.

De cette manière, vous gardez une base cohérente entre le catalogue et les sessions réellement organisées.

Gérer les formations intra avec le bon niveau de détail

Une formation intra part souvent d’un besoin précis. Vous pouvez donc l’adapter au client, sans repartir de zéro.

La session se rattache à une entreprise. Les contacts et les apprenants restent séparés, ce qui évite les confusions dans le suivi administratif.

• Entreprise cliente associée à la formation.
• Contacts identifiés avec leurs fonctions.
• Un ou plusieurs apprenants inscrits.
• Programme adaptable au besoin du client.
• Lieu défini chez le client ou dans un autre espace.

Ensuite, vous pouvez dupliquer une formation intra existante lorsqu’un besoin revient, par exemple pour un recyclage.

Suivre les formations inter et les places disponibles

Une formation inter réunit des apprenants issus de plusieurs entreprises. Il faut donc suivre les clients, les contrats et les places restantes avec précision.

Dans Easy CRM, chaque client rattaché à une formation inter dispose de son contrat. Celui-ci peut être en proposition, validé ou refusé.

• Plusieurs entreprises sur une même session.
• Apprenants rattachés à leur entreprise.
• Seuil minimum et maximum de participants.
• Nombre de places disponibles recalculé en temps réel.
• Documents et facturation préparés par client ou financeur.

Cette logique peut aussi alimenter automatiquement votre site internet avec les prochaines sessions inter, les dates, les lieux et les places disponibles.

Planifier les dates, les lieux et les formateurs

La planification se concentre sur les créneaux réels de formation. Vous renseignez les journées, les horaires, le lieu, la salle et le formateur.

Ensuite, le système vérifie les principaux conflits, notamment lorsqu’un formateur anime déjà une autre formation sur le même créneau.

• Ajout de journées et de créneaux.
• Gestion des lieux et salles de formation.
• Affectation du formateur.
• Contrôle des conflits formateur.
• Assistant de planification pour créer plusieurs dates selon un rythme défini.

Inscrire les apprenants sans mélanger les rôles

Les apprenants se rattachent à une entreprise, mais ils ne sont pas confondus avec les contacts administratifs.

Ainsi, vous gardez une organisation claire entre la personne qui suit la formation, celle qui valide le dossier et celle qui reçoit les documents.

• Ajout d’un apprenant à une session.
• Rattachement à une entreprise.
• Modification ou annulation d’une inscription.
• Prérequis et informations utiles à l’organisation.
• Historique des formations suivies.

Cette séparation aide surtout lorsque le même client inscrit régulièrement de nouveaux apprenants.

Générer les documents depuis les données de la session

C’est l’un des points les plus importants. Les informations saisies dans la session alimentent directement les documents administratifs.

Vous pouvez générer les documents dont vous avez besoin, puis les envoyer avec un modèle d’e-mail adapté.

• Devis, conventions et contrats de formation.
• Contrats de sous-traitance formateur.
• Convocations apprenants.
• Programmes, attestations et certificats de réalisation.
• Feuilles d’émargement papier ou PDF.

Pour aller plus loin, consultez la page dédiée au module GED et gestion des documents.

Préparer la facturation sans sortir du dossier

La gestion financière reste liée à la session. En intra, vous travaillez généralement avec une entreprise cliente. En inter, plusieurs clients sont rattachés à la même formation.

Chaque contrat porte alors les informations nécessaires pour préparer la facturation, le financeur éventuel et le suivi du règlement.

• Tarifs intra et inter.
• Prix par module ou par apprenant.
• Contrats associés aux clients.
• Facturation au client ou au financeur.
• Acomptes, règlements et avoirs selon les besoins.

Découvrez plus précisément la facturation des formations et le suivi des règlements.

Publier les sessions inter sur le site internet

Les sessions inter peuvent aussi alimenter le site internet de votre centre de formation. Le logiciel fournit via une API les données utiles à la présentation des prochaines formations inters.

Selon vos préférences, il devient possible d’afficher automatiquement ces informations sans recopie manuelle.

• Liste des prochaines sessions inter.
• Dates et lieu de formation.
• Places disponibles.
• Statut de la session.
• Préinscription depuis le formulaire intégré.

Une vue claire pour piloter les actions de formation

La gestion intra et inter doit rester lisible. Vous devez savoir rapidement ce qui est en projet, confirmé, en cours, terminé ou annulé.

Ensuite, vous pouvez suivre les éléments importants sans reprendre vos dossiers manuellement.

• Vue d'ensemble des formations inter.
• Filtrage par statut.
• Nombre d’apprenants inscrits.
• Heures de formation réalisées.
• Chiffre d’affaires par période, client, formateur ou formation.

Pour découvrir l’ensemble du logiciel, consultez la page de présentation d’Easy CRM Formation Continue : présentation de la solution Easy CRM Formation Continue.