Formations intra et inter : gérez vos sessions, inscriptions et contrats

Centraliser l’organisation des formations intra et inter

Une formation intra réunit les apprenants d’une même entreprise dans une session dédiée. Une formation inter accueille les participants de plusieurs entreprises sur une session commune. Easy CRM Formation Continue vous permet de gérer ces deux organisations dans le même outil.

Vous partez du programme du catalogue, puis vous retrouvez les clients, les inscriptions, les créneaux, les documents et la facturation dans le dossier de formation. Les informations sont réutilisées d’une étape à l’autre pour réduire les ressaisies et les oublis.

Créer une session depuis le catalogue

Vous sélectionnez une formation dans votre catalogue de programmes, modules et séquences, puis vous créez une session intra ou inter. Le programme et les tarifs fournissent une base de travail pour préparer la formation vendue.

• Formation intra pour une entreprise cliente.
• Formation inter ouverte à plusieurs entreprises.
• Format présentiel, distanciel ou mixte.
• Dates, horaires, lieu et formateur.
• Statut de suivi : projet, confirmé, annulé, en cours ou terminé.

Vous préparez ainsi de nouvelles sessions à partir d’un programme existant, sans recréer son contenu pédagogique.

Gérer les formations intra avec le bon niveau de détail

Vous pouvez adapter le programme d’une formation intra aux objectifs de l’entreprise cliente. Le contrat conserve son propre contenu : ses modifications ne changent pas la formation du catalogue et une évolution du catalogue ne réécrit pas les contrats existants.

La session se rattache à l’entreprise cliente. Vous identifiez ses contacts référents et les apprenants inscrits pour adresser les documents aux bons interlocuteurs.

• Entreprise cliente associée à la formation.
• Contacts identifiés avec leurs fonctions.
• Un ou plusieurs apprenants inscrits.
• Programme adaptable au besoin du client.
• Lieu défini chez le client ou dans un autre espace.

Ensuite, vous pouvez dupliquer une formation intra existante lorsqu’un besoin revient, par exemple pour un recyclage.

Suivre les formations inter et les places disponibles

Une session inter rassemble les apprenants de plusieurs entreprises autour d’un programme et d’un planning communs. Vous suivez les inscriptions et les places restantes tout en conservant le dossier de chaque client.

Dans Easy CRM, chaque client rattaché à une formation inter dispose de son contrat. Celui-ci peut être en proposition, validé ou refusé.

• Plusieurs entreprises sur une même session.
• Apprenants rattachés à leur entreprise.
• Seuil minimum et maximum de participants.
• Nombre de places disponibles recalculé en temps réel.
• Documents et facturation préparés par client ou financeur.

Une fois votre site connecté à Easy CRM, ces données peuvent aussi alimenter la présentation des prochaines sessions inter et des places disponibles sur votre site.

Planifier les dates, les lieux et les formateurs

Vous organisez les journées et les horaires, puis vous affectez les salles et les formateurs à chaque créneau. Le lieu est ainsi défini pour chaque intervention, y compris lorsque la formation se déroule dans plusieurs lieux.

Les contrôles de planning vous aident à repérer les conflits de formation et de disponibilité des formateurs, notamment lorsqu’un intervenant anime déjà une autre formation au même moment.

Découvrez la planification des formations, formateurs et salles pour répartir automatiquement les séquences, suivre la couverture du programme et modifier plusieurs créneaux en une seule action.

• Ajout de journées et de créneaux.
• Salles et lieux de formation affectés à chaque créneau.
• Affectation des formateurs et intervenants aux créneaux.
• Contrôle des conflits formateur.
• Assistant de planification pour créer plusieurs dates selon un rythme défini.

Pour une formation intra chez une entreprise cliente professionnelle, vous pouvez choisir le lieu « Dans les locaux de l’entreprise » sans créer de salle.

Inscrire les apprenants sans mélanger les rôles

Les apprenants se rattachent à une entreprise, mais ils ne sont pas confondus avec les contacts administratifs.

Ainsi, vous gardez une organisation claire entre la personne qui suit la formation, celle qui valide le dossier et celle qui reçoit les documents.

• Ajout d’un apprenant à une session.
• Rattachement à une entreprise.
• Modification ou annulation d’une inscription.
• Prérequis et informations utiles à l’organisation.
• Historique des formations suivies.

Cette séparation aide surtout lorsque le même client inscrit régulièrement de nouveaux apprenants.

Lorsque vous archivez un stagiaire, Easy CRM recalcule automatiquement le nombre de participants des formations à venir. Les effectifs des formations passées restent inchangés. Retrouvez l’archivage et la restauration des fiches dans la gestion des stagiaires.

Générer les documents depuis les données de la session

Les informations du client, des apprenants, du programme et du planning alimentent vos documents types. Vous préparez vos documents administratifs à partir du dossier de formation et limitez les copier-coller.

Vous choisissez les modèles nécessaires, générez les documents, puis pouvez les envoyer avec un modèle d’e-mail adapté. Les exemples suivants ne limitent pas les documents que vous pouvez créer.

• Devis, conventions et contrats de formation.
• Contrats de sous-traitance formateur.
• Convocations apprenants.
• Programmes, attestations et certificats de réalisation.
• Feuilles d’émargement papier ou PDF.

Pour aller plus loin, consultez la page dédiée à la gestion des documents de formation.

Préparer la facturation sans sortir du dossier

En intra, le suivi financier concerne le contrat de l’entreprise cliente. En inter, vous retrouvez les contrats de chaque client dans la session commune pour suivre séparément leur financement, leur facturation et leurs règlements.

Chaque contrat rassemble les informations utiles à la facturation et au suivi des financements et prises en charge. Lorsque l’option est activée pour votre compte, les frais complémentaires du catalogue peuvent également être repris puis adaptés dans le contrat.

• Tarifs intra et inter.
• Prix par module ou par apprenant.
• Contrats associés aux clients.
• Facturation au client ou au financeur.
• Acomptes, règlements et avoirs selon les besoins.

Découvrez plus précisément la facturation des formations et le suivi des règlements.

Publier les sessions inter sur le site internet

Une fois votre site connecté à Easy CRM, les données des sessions inter peuvent être reprises pour présenter les prochaines dates de votre centre de formation. Un module WordPress facilite cette connexion.

Vous évitez de recopier manuellement les dates, les lieux et les places disponibles dans un second outil.

• Liste des prochaines sessions inter.
• Dates et lieu de formation.
• Places disponibles.
• Statut de la session.
• Préinscription depuis le formulaire intégré.

Le formulaire transmet une demande de préinscription. Votre organisme reste chargé de confirmer l’inscription du participant.

Suivre l’avancement de la formation selon ses dates

Après confirmation, Easy CRM calcule l’état de la formation selon sa période :

• Confirmée avant la date de début.
• En cours pendant la période de formation.
• Terminée après la date de fin.

Un report peut ramener une formation à l’état confirmé. Une formation en projet n’est jamais confirmée automatiquement : vous gardez la main sur cette décision.

Le contrôle de cohérence des dates empêche de renseigner une fin antérieure au début de la formation.

Repérer les éléments du contrat à compléter

Chaque contrat dispose d’une vérification qualité adaptée à son dossier, distincte de celle du programme au catalogue. Elle porte sur :

• Les informations générales et le programme.
• Le financement et la planification.
• Les documents de formation.
• La facturation et les règlements.

Les indicateurs font ressortir les points à compléter et permettent d’accéder à la rubrique concernée. Vous retrouvez les actions à traiter sans parcourir tout le dossier.

Ces repères de suivi ne constituent ni une certification ni un audit Qualiopi.

Une vue claire pour piloter les actions de formation

La vue d’ensemble et les filtres vous permettent de retrouver les sessions par statut et de suivre les principaux indicateurs de votre activité.

Vous identifiez les formations à préparer, celles qui sont en cours et les actions terminées, puis consultez les informations utiles au pilotage.

• Vue d'ensemble des formations inter.
• Filtrage par statut.
• Nombre d’apprenants inscrits.
• Heures de formation réalisées.
• Chiffre d’affaires par période, client, formateur ou formation.

Retrouvez l’ensemble des possibilités de notre logiciel de gestion pour organismes de formation, de l’organisation des sessions au suivi des clients.