Gestion commerciale pour organisme de formation

Partir d’un fichier prêt à travailler

Votre fichier est le point de départ. Regroupez vos prospects, vos clients et les anciens clients à réactiver, qu’il s’agisse d’entreprises ou de particuliers.

Nous vous accompagnons dans la reprise de vos données. L’import de votre fichier est généralement réalisé sans supplément lorsqu’il ne nécessite pas de traitement important. Les éventuels travaux de préparation sont examinés avec vous en amont.

Vous pouvez aussi nous solliciter pour constituer ou qualifier un fichier adapté à votre cible, notamment à partir de bases publiques d’entreprises pour la prospection B2B. Cet accompagnement est défini selon vos besoins.

Retrouver les bonnes fiches sans refaire la sélection

Recherchez une entreprise ou une personne, combinez les critères disponibles et enregistrez vos filtres pour les réutiliser. Vous préparez ainsi vos sélections de prospection ou de réactivation.

Savoir qui contacter dans chaque entreprise

Dirigeant, responsable formation, contact administratif : plusieurs interlocuteurs peuvent intervenir dans une même relation commerciale. Retrouvez-les dans la fiche de l’entreprise, avec leur fonction et leurs coordonnées.

Pour chaque contact, conservez la civilité, le prénom, le nom, la fonction, le téléphone fixe direct, le mobile et l’adresse e-mail. Vous choisissez plus facilement la bonne personne pour votre prochaine action.

Les adresses des contacts peuvent aussi être reprises dans vos campagnes d’emailing pour organismes de formation.

Prévoir la prochaine action au bon moment

Depuis la fiche, programmez une relance téléphonique, un e-mail, un rendez-vous sur place, par téléphone ou en visio. Vous pouvez attribuer l’action à vous-même ou à un autre utilisateur.

Le tableau des relances réunit les actions du jour, celles en retard et les prochaines échéances. Chaque matin, un e-mail vous rappelle les actions prévues pour votre journée.

• Une notification apparaît dans Easy CRM à l’heure prévue, quelle que soit la page consultée
• Un rappel par e-mail peut vous prévenir à l’avance, selon le délai que vous choisissez
• Un clic permet d’ajouter le rendez-vous à votre agenda Google ou Outlook

Ces rappels peuvent également servir à vos tâches administratives, comme préparer un devis ou envoyer un document. Ils vous préviennent d’une action à réaliser.

Reprendre un échange en sachant ce qui a déjà été dit

La zone de commentaires permet de conserver l’essentiel d’un échange téléphonique ou les informations utiles pour la suite. Après un rendez-vous, vous pouvez enregistrer un compte rendu associé à ce rendez-vous.

Les e-mails envoyés depuis Easy CRM à une entreprise ou à un particulier restent consultables dans la fiche. L’historique n’est limité ni en nombre d’échanges ni en ancienneté. Vous pouvez ainsi retrouver une proposition ou un message envoyé plusieurs années auparavant.

Personnaliser vos messages sans repartir de zéro

Préparez des modèles pour présenter votre organisme, transmettre un devis ou reprendre contact. Avant l’envoi, adaptez le texte à votre interlocuteur et au dernier échange.

Vous laissez une trace claire après un appel ou un rendez-vous, avec les informations et les liens utiles, tout en réduisant le temps de rédaction.

Préparer vos devis à partir du catalogue

Renseignez une première fois les formations et prestations que vous proposez. Pour préparer un devis, reprenez ensuite les éléments du catalogue de formations.

Vous évitez de ressaisir les prestations et de rechercher les tarifs à chaque proposition. Cette reprise des informations facilite la préparation du devis et limite les erreurs.

Vous pouvez ensuite transmettre votre proposition avec un modèle d’e-mail, personnalisé avant l’envoi. La gestion des documents de formation complète ce parcours pour vos documents types.

Garder une vue claire sur les propositions à suivre

Retrouvez les propositions en attente de décision et accédez rapidement aux dossiers concernés. Vous distinguez ce qui reste à suivre des propositions acceptées ou refusées.

Cette visibilité vous aide à apprécier l’activité commerciale à venir et à organiser vos prochaines relances. Les montants proposés restent à distinguer du chiffre d’affaires effectivement confirmé.

Le suivi se prolonge ensuite dans la gestion des formations intra et inter, les financements et prises en charge et la facturation des formations.

Des relances automatiques adaptées à votre organisation

Pour les suivis récurrents, nous pouvons mettre en place des automatisations selon vos règles. Elles peuvent concerner vos prospects comme vos clients.

Par exemple, un scénario peut relancer une convention de formation en attente de signature. Les délais, le nombre de relances et les conditions d’arrêt sont définis avec votre organisme.

Ces scénarios sont configurés et, si nécessaire, développés sur mesure. Ils se distinguent des rappels personnels, qui vous préviennent simplement qu’une action est à réaliser.

Appeler plus facilement et reconnaître vos interlocuteurs

L’application mobile Easy CRM vous permet de retrouver les informations de votre compte en déplacement. Elle facilite aussi les appels, au bureau comme sur le terrain.

Lancer un appel sans recopier le numéro

Avec la fonction d’appel activée, un clic sur le numéro depuis Easy CRM sur votre ordinateur lance l’appel sur votre téléphone. Vous pouvez également appeler depuis l’application mobile. Ce raccourci est utile pour la prospection comme pour le suivi administratif.

Repérer les contacts réactifs à vos e-mails

Depuis la fiche, une icône placée à côté de l’adresse e-mail donne accès aux ouvertures et aux clics enregistrés, lorsqu’ils sont disponibles. Vous retrouvez ainsi les liens consultés par votre interlocuteur.

Vous pouvez ainsi orienter votre prochain échange vers une formation ou un service qui semble intéresser votre interlocuteur. Ces indications complètent votre connaissance du contact.

Retrouvez le ciblage, les envois et les résultats dans la page newsletter et emailing pour centres de formation.

Préparer vos déplacements avec la carte des prospects et clients

La géolocalisation automatique permet de retrouver les prospects et clients sur une carte à partir de leur adresse. Zoomez sur une zone et utilisez les filtres pour choisir les fiches à afficher.

Un clic sur un repère ouvre une synthèse avec les informations utiles et un lien direct vers la fiche. Vous retrouvez ainsi le contexte avant un déplacement ou une prise de contact.