Gestion des financements et prises en charge des formations
Un plan de financement rattaché à chaque contrat
Easy CRM Formation Continue centralise les participations du client, des OPCO et des autres financeurs dans le dossier de formation. Vous suivez les montants demandés, les accords obtenus, les justificatifs et la part du coût qui reste à financer.
Formateur indépendant, dirigeant ou gestionnaire administratif d’un organisme de formation : vous retrouvez ces informations au même endroit, en lien avec les modules et la facturation du contrat.
Suivre les demandes et les accords
Chaque participation conserve trois montants distincts, en HT et TTC. Vous pouvez ainsi comparer ce qui était prévu, ce qui a été demandé et ce qui a réellement été accordé.
- Part prévue
- Le montant que vous envisagez de faire prendre en charge par ce financeur.
- Montant demandé
- Le montant effectivement sollicité auprès du financeur.
- Montant accordé
- Le montant confirmé après acceptation de la demande.
L’état de la demande complète ces montants : envisagée, déposée, accordée ou refusée. Une prise en charge refusée conserve la trace des montants prévus et demandés, mais ne contribue plus aux montants accordés.
Renseigner le financeur et sa prise en charge
Vous sélectionnez le type de financeur et l’organisme concerné, puis renseignez l’état de la demande et la référence du dossier. Les catégories proposées s’adaptent à celles activées pour votre compte.
- client du contrat et OPCO ;
- CPF / Mon Compte Formation et France Travail ;
- Région, collectivité ou fonds d’assurance formation ;
- autres catégories de financeurs selon votre configuration.
Conserver les justificatifs dans le dossier
Vous pouvez joindre le justificatif de prise en charge. Il est rattaché au contrat et classé dans ses documents, pour retrouver la décision avec les autres pièces administratives. La référence du dossier est requise pour une prise en charge institutionnelle accordée.
Ce classement s’appuie sur la gestion des documents de formation.
Indiquer la subrogation de paiement
La subrogation indique que le financeur règle directement l’organisme de formation. Pour les OPCO, un réglage par défaut peut être défini, puis adapté à la prise en charge du contrat.
Saisir un montant global ou détailler par module
Pour une nouvelle participation, vous pouvez renseigner les montants à l’échelle de la formation. Easy CRM calcule leur répartition entre les modules et conserve ce détail pour la facturation.
La part prévue est répartie au prorata du coût des modules. Les montants demandés et accordés reprennent la ventilation précédente lorsqu’elle existe.
Si la prise en charge diffère selon les modules, activez la ventilation manuelle. Vous ajustez alors séparément la part prévue, le montant demandé et le montant accordé de chacun.
Cette répartition utilise les modules déjà renseignés dans le dossier de formation.
Identifier le reste à financer
La synthèse du contrat rapproche le coût total des modules et les participations des financeurs. Le reste à répartir est calculé à partir des montants accordés : une demande en attente ne suffit pas à couvrir le coût de la formation.
Lire la synthèse : un exemple issu des captures
- Coût total
- 624 € TTC
- Montant accordé
- 540 € TTC
- Reste à financer
- 84 € TTC
La demande initiale de 624 € ne couvre pas à elle seule la formation : seuls 540 € ont été accordés. Il reste donc 84 € à faire prendre en charge par le client ou un autre financeur.
Repérer les financements à traiter dans la liste des contrats
Dans la liste des contrats, un indicateur signale les financements complets, en attente, refusés ou à compléter. Un montant accordé supérieur au coût est également signalé. Cet indicateur permet d’ouvrir directement l’onglet Financement du dossier concerné.
Relier les prises en charge à la facturation
Avant de créer ou d’émettre une facture, les montants accordés doivent couvrir exactement le coût des modules de la formation. Ce contrôle permet de vérifier la répartition avant de préparer les factures.
Chaque facture reprend ensuite le destinataire et les montants accordés correspondant au financeur sélectionné. Un même module peut être facturé à plusieurs financeurs, chacun pour sa participation.
Le financement et l’encaissement restent deux étapes distinctes : un accord de prise en charge ne signifie pas que le paiement a été reçu. Pour les acomptes, les soldes et l’affectation des paiements, consultez la page facturation et règlements.
Questions fréquentes sur les financements
Peut-on répartir une formation entre plusieurs financeurs ?
Oui. Un même contrat peut comporter plusieurs participations, par exemple celle d’un OPCO et celle de l’entreprise cliente. Chaque financeur dispose de ses propres montants et de son suivi de prise en charge.
Faut-il saisir les montants pour chaque module ?
Non. Vous pouvez saisir les montants pour l’ensemble de la formation : Easy CRM les répartit automatiquement entre les modules. La ventilation manuelle reste disponible si les montants doivent être ajustés module par module.
Quelle différence entre reste à financer et reste à payer ?
Le reste à financer correspond au coût de la formation qui n’est pas encore couvert par les montants accordés. Le reste à payer concerne les factures émises et les règlements encaissés qui leur sont affectés. Un accord de financement n’est donc pas un paiement reçu.
Peut-on suivre un financement CPF ou France Travail ?
Oui, lorsque la catégorie correspondante est activée sur votre compte. Vous renseignez la participation, la référence du dossier, l’état de la demande et les montants. Ce suivi dans le CRM ne constitue pas un dépôt de demande ni une synchronisation automatique avec la plateforme du financeur.
Peut-on facturer chaque financeur séparément ?
Oui. Lorsque les montants accordés couvrent exactement le coût de la formation, la facturation peut être établie pour chaque financeur à partir de sa participation accordée. Un même module peut ainsi être réparti entre plusieurs destinataires sans leur facturer à chacun son coût total.
Easy CRM Formation Continue
Découvrez le suivi des financements dans un dossier de formation
Voyez comment renseigner une prise en charge, répartir les montants entre financeurs et préparer la facturation à partir des accords obtenus.
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En savoir plusDernière mise à jour : 14 septembre 2026
