Module GED : créez, personnalisez et envoyez vos documents de formation plus simplement

Un module pensé pour les centres de formation.

Préparez tous les documents nécessaires à votre organisme de formation. Devis, conventions, contrats formateurs, convocations ou attestations ne sont que des exemples : vous créez librement les modèles adaptés à votre activité.

Avec le module de gestion des documents intégré à Easy CRM Formation Continue, vous centralisez vos modèles et vous gagnez du temps à chaque nouvelle formation.
L'objectif est simple : produire vos documents plus vite, sans repartir de zéro, et sans multiplier les fichiers Word éparpillés.

Vos modèles de documents au même endroit

Le module GED regroupe tous vos documents types dans une rubrique dédiée. Depuis cette liste, vous pouvez :

• générer un document pour la fiche consultée,
• modifier le modèle, si votre profil utilisateur vous y autorise.

Les utilisateurs autorisés peuvent créer un nombre illimité de modèles et les modifier en toute autonomie. Chaque organisme organise ainsi ses documents selon ses besoins :

• Créer un nouveau modèle de document à partir de zéro
• Dupliquer un modèle existant pour gagner du temps
• Réordonner les documents dans la liste
• Définir des styles généraux pour tous les documents
• Adapter chaque modèle selon son usage

Chacun retrouve facilement les bons documents, avec les bonnes versions, sans chercher dans plusieurs dossiers.

Découvrez le module en vidéo

Le tutoriel vidéo présente le fonctionnement du module étape par étape et montre concrètement comment préparer vos modèles, éditer et envoyer vos documents par e-mail en quelques clics.

Des documents générés automatiquement à partir de vos données

Le module utilise les informations déjà présentes dans Easy CRM Formation Continue.

Ainsi, lorsque vous générez un document, le logiciel récupère les données de la fiche consultée et les insère automatiquement dans le document. Cela concerne notamment les informations :

• du client,
• du stagiaire,
• de la formation,
• du contrat,
• du formateur,
• de la salle.

La gestion du planning de formation permet de préparer les dates, les horaires, les formateurs et les salles du dossier, dont les informations peuvent être reprises dans vos modèles de documents.

Les champs de fusion évitent donc les copier-coller et les erreurs de saisie. Le gain de temps devient important sur les documents que vous produisez souvent.

Cette génération peut se faire par lot pour tous les documents individuels des stagiaires. Vous cochez un participant, plusieurs participants ou toute la liste. Pour douze stagiaires, Easy CRM prépare ainsi douze documents personnalisés en quelques clics. Vous pouvez ensuite les envoyer ensemble par e-mail au responsable de la formation.

Cette logique s'appuie aussi sur la gestion des stagiaires et sur les informations liées aux formations intra et inter.

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Un éditeur proche de vos habitudes bureautiques

Les utilisateurs autorisés peuvent modifier les modèles depuis un écran d'édition dédié.

L'éditeur fonctionne dans un esprit proche d'un traitement de texte classique.

Vous pouvez donc ajuster la mise en forme sans compétence technique particulière.

• Mettre du texte en gras
• Modifier les couleurs
• Choisir la police et la taille des caractères
• Ajouter des listes à puces ou numérotées
• Aligner le texte à gauche, au centre ou à droite
• Insérer des tableaux, images, liens ou séparateurs
• Ajouter des sauts de page

Vous pouvez aussi travailler séparément sur l'en-tête, le corps et le pied de page.

Par exemple, l'en-tête peut contenir votre logo.

Le pied de page peut regrouper vos mentions légales et la pagination.

De plus, vous pouvez régler l'orientation du document, les marges et les styles propres au modèle.

Des champs de fusion pour adapter chaque document

Les champs de fusion sont les emplacements que le logiciel remplit automatiquement avec les informations du dossier. Vous les insérez vous-même dans l'en-tête, le contenu principal ou le pied de page de vos modèles.

Les informations disponibles suivent les champs de vos formulaires. Si vous nous faites ajouter un champ spécifique à votre activité, vous pouvez ensuite l’insérer en autonomie dans vos documents types. Vos modèles évoluent ainsi avec les besoins de votre organisme.

Ces champs peuvent concerner différentes informations utiles à votre activité, par exemple :

• Informations de l'entreprise cliente : Raison sociale, adresse, code postal, ville, ...
• Données liées à l'action de formation : Formation, objectifs, durées, dates, ...
• Informations du contrat : dates de début et de fin, montants et autres données du dossier
• Informations sur les stagiaires : Prénom et nom, coordonnées, date et lieu de naissance
• Données du formateur : Prénom et nom, coordonnées, date et lieu de naissance, ...
• Informations sur la salle
• Données utiles pour l'OPCO ou la facturation
• Date du jour, numéro de page et nombre total de pages

Lors de la génération d'un document, ces informations sont automatiquement insérées au bon endroit à l'intérieur du document. Vos documents sont cohérents, vous limitez les oublis et les erreurs.

Cette personnalisation s'applique aussi aux factures générées depuis le module de facturation et de suivi des règlements.

Une bibliothèque d'images pour vos documents

Le module inclut aussi une bibliothèque d'images. Vous pouvez y retrouver des visuels utiles, comme le logo de votre organisme.

Une fois les visuels déposés dans la bibliothèque, vous les insérez dans vos modèles par glisser / déposer.

Cette fonction rend vos documents plus homogènes. Elle évite aussi de rechercher le bon fichier à chaque modification.

Un suivi des versions pour garder la maîtrise

Le versioning constitue un point important du module GED.

À chaque enregistrement d'un modèle, Easy CRM Formation Continue crée une nouvelle version du document. Vous pouvez consulter l'historique des modifications à tout moment.

Vous pouvez également revenir à une version précédente si nécessaire. Cette traçabilité aide votre équipe à travailler plus sereinement. Elle apporte aussi un vrai confort lors des évolutions documentaires.

Par exemple, vous pouvez faire évoluer une convention sans perdre l'ancien modèle. Vous gardez ainsi une vision claire des modifications réalisées dans le temps.

C'est aussi un avantage dans le cadre d'une démarche qualité, notamment pour Qualiopi.

Des droits adaptés selon les utilisateurs

Tous les utilisateurs n'ont pas forcément besoin de modifier les modèles.

Easy CRM Formation Continue permet donc de distinguer les droits.

Certains profils peuvent uniquement générer les documents depuis les modèles existants.

D'autres profils peuvent créer, modifier ou activer les versions des modèles.

Cette organisation limite les erreurs.

Elle permet aussi de conserver une base documentaire propre et maîtrisée.

Une personnalisation avancée pour les utilisateurs techniques

Le module reste accessible aux utilisateurs non techniques.

Cependant, il propose aussi des options avancées pour les profils plus à l'aise.

Ils peuvent intervenir directement sur le code HTML du document.

Ils peuvent aussi ajuster le CSS pour affiner la mise en forme.

Cette possibilité offre plus de souplesse lorsque votre organisme a des besoins graphiques précis.

Un envoi par e-mail en quelques clics

Une fois les documents générés, vous pouvez les envoyer directement depuis le logiciel en 3 clics :

• cochez le document concerné,
• choisissez le modèle d'e-mail à utiliser,
• envoyez l'e-mail après avoir ajusté son contenu si nécessaire

Le document part alors vers le contact référent enregistré dans Easy CRM Formation Continue.

Vous évitez ainsi plusieurs manipulations inutiles.

• Pas besoin de télécharger le document sur votre ordinateur
• Pas besoin de créer un e-mail dans votre messagerie
• Pas besoin d'ajouter manuellement la pièce jointe
• Pas besoin de rechercher l'adresse du contact

Ce fonctionnement devient vite précieux dans une petite structure.

Il réduit les tâches répétitives et simplifie le suivi administratif.

Pour les communications plus larges, vous pouvez aussi utiliser le module newsletter et emailing.

Voir cette fonctionnalité en démonstrationVoir la démonstration

Des documents et des échanges regroupés par client et par dossier

Easy CRM Formation Continue centralise les documents dans la fiche du client et les regroupe par formation.

Vous retrouvez donc plus facilement les devis, conventions, convocations, attestations et échanges liés à une action.

De plus, les e-mails envoyés depuis le système restent attachés au client.

Cette organisation reste cohérente avec le catalogue de formations, qui structure les données pédagogiques utilisées dans vos documents.

Vous pouvez alors retrouver qui a reçu quel document, à quelle date et à quelle heure.

Cette traçabilité apporte un vrai confort au quotidien.

Elle aide aussi votre organisme à justifier ses échanges et ses documents lors d'un contrôle qualité.

Un module pensé pour alléger l'administratif

La GED d'Easy CRM Formation Continue ne cherche pas à complexifier votre organisation. Au contraire, elle vise à simplifier les tâches que vous réalisez déjà chaque semaine.

Vous conservez vos modèles, vous les adaptez à vos besoins, puis vous générez les bons documents depuis vos données CRM.

Enfin, vous les envoyez sans sortir du logiciel.

Pour un centre de formation, cette approche permet de gagner beaucoup de temps sans ajouter une nouvelle couche d'outils.

Elle améliore aussi la cohérence des documents et la traçabilité des échanges.

La vidéo de démonstration et les captures d'écran présentes sur cette page vous montrent le fonctionnement concret du module.

La gestion documentaire fait partie de notre logiciel de gestion pour organismes de formation, qui relie vos documents au suivi des formations et des clients.