Comment un logiciel de gestion facilite la certification Qualiopi

2 juin 2025

Obtenir la certification Qualiopi est devenu un passage obligé pour les organismes de formation souhaitant profiter des financements publics. Cette certification qualité, basée sur un référentiel unique de 7 critères et 32 indicateurs, garantit le sérieux et la qualité des formations dispensées. Pourtant, la démarche pour être certifié Qualiopi peut sembler complexe et chronophage : préparation des documents, mise en place de processus internes, audits…

Heureusement, il existe des outils pour vous simplifier la vie. En effet, l’utilisation d’un logiciel de gestion Qualiopi (un logiciel pensé pour les centres de formation) peut grandement faciliter chaque étape, en automatisant les tâches administratives et en assurant une traçabilité exemplaire.

Découvrez comment un tel logiciel aide les responsables de formation continue à réussir la certification Qualiopi du premier coup.

Les étapes clés de la certification Qualiopi

Étapes de la certification Qualiopi pour un organisme de formation.

La certification Qualiopi se déroule en plusieurs phases structurées.

1. Demande de certification. D’abord, l’organisme de formation doit déposer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur accrédité (liste publiée par le ministère du Travail).
2. Audit initial. Une fois le contrat signé avec cet organisme, un audit initial est planifié. Lors de cet audit, un expert vérifie que vous répondez aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) sur les 7 critères – par exemple la qualité de vos formations, l’adaptation aux besoins des apprenants, la qualification des formateurs, la satisfaction des stagiaires, etc. Si des non-conformités (écarts) sont relevées, vous avez l’occasion de les corriger dans un délai imparti (6 mois pour une non-conformité mineure, 3 mois pour une majeure).
3. Obtention de la certification. Une fois l’audit réussi et les éventuels correctifs apportés, vous obtenez votre certificat Qualiopi, valable 3 ans.
4. Audit de surveillance. Le parcours ne s’arrête pas là : un audit de surveillance doit avoir lieu environ 18 mois après la certification initiale, afin de vérifier le maintien de la qualité.
5. Audit de renouvellement. Enfin, au terme des 3 ans, un audit de renouvellement est nécessaire pour prolonger la certification pour un nouveau cycle.

Chacune de ces étapes demande une préparation minutieuse. Par exemple, dès la demande, vous devez renseigner votre numéro de déclaration d’activité (NDA), votre offre de formation, vos catégories d’actions (formation, VAE, bilan de compétences, etc.) et fournir des documents comme le bilan pédagogique et financier ou l’organigramme de votre structure. Avant l’audit, vous devrez aussi préparer un dossier comprenant toutes les preuves démontrant que vos processus respectent les indicateurs Qualiopi : descriptifs de formation complets, preuves de suivi des stagiaires, évaluations de satisfaction, procédures qualité, etc. C’est ici qu’un logiciel de gestion peut faire toute la différence en centralisant et générant ces éléments de preuve.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour Qualiopi ?

Un logiciel de gestion dédié aux organismes de formation (parfois appelé « logiciel Qualiopi ») n’est pas imposé par la réglementation, mais il est pratiquement indispensable pour gagner en efficacité et en sérénité. Gérer manuellement des tableaux Excel et des dossiers papier montre vite ses limites. À l’inverse, un bon logiciel offre un vrai copilote pour votre démarche qualité. Il n’élimine pas la nécessité d’une réflexion interne sur vos processus, mais il automatise de nombreuses tâches et structure vos informations, vous évitant les oublis et les erreurs.

Concrètement, voici quelques raisons d’utiliser un logiciel de gestion Qualiopi pour votre centre de formation :

• Centralisation des documents et preuves : L’outil regroupe en un seul endroit tous vos documents clés (programmes, conventions de formation, feuilles d’émargement, contrats, certifications des formateurs, etc.). Vous pouvez ainsi retrouver facilement chaque élément demandé lors de l’audit, sans craindre la perte d’un fichier important. Par exemple, un logiciel de formation permet de générer et stocker en quelques clics des conventions de formation ou des attestations, parfaitement conformes aux exigences Qualiopi.
• Automatisation des tâches administratives : Fini les heures passées sur la paperasse ! Un logiciel de gestion de la formation sait générer automatiquement les documents obligatoires (devis, programmes, feuilles de présence, attestations, factures) et même les envoyer aux bonnes personnes au bon moment. Cette automatisation réduit le risque d’erreur humaine et vous fait gagner un temps précieux au quotidien.
• Suivi qualité et amélioration continue : La démarche Qualiopi implique de mesurer la satisfaction des stagiaires et d’améliorer vos actions en continu. Les logiciels spécialisés intègrent souvent des modules d’évaluation en ligne (questionnaires de satisfaction, quiz) dont les résultats sont compilés automatiquement. Vous pouvez ainsi suivre vos indicateurs qualité en temps réel (taux de satisfaction, taux d’abandon, etc.) et apporter des correctifs si nécessaire. En cas d’incident ou de réclamation, tout est tracé et documenté, ce qui facilite la mise en œuvre d’actions correctives documentées.
• Conformité légale et veille réglementaire : Les éditeurs de logiciels pour la formation sont en veille sur les évolutions légales. Votre logiciel est régulièrement mis à jour pour rester en phase avec les nouvelles obligations (par exemple, modèles de documents conformes aux dernières normes). Certains outils offrent même des rappels ou des ressources pour suivre les changements de réglementation dans le secteur de la formation. Vous assurez ainsi une conformité constante sans effort supplémentaire, ce qui rassure l’auditeur lors du contrôle Qualiopi.
• Gestion commerciale et gain de temps global : Un logiciel de gestion intègre souvent des fonctionnalités de CRM (gestion de la relation client) adaptées aux organismes de formation. Vous pouvez suivre vos prospects, automatiser l’envoi des devis et relances, planifier des tâches et ne rien oublier grâce à des alertes. Résultat : moins de tâches manuelles répétitives et plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier – la pédagogie et le développement de votre offre. Cette efficacité opérationnelle contribue indirectement à la qualité perçue de votre organisme.

Tableau de bord logiciel de gestion pour formation continue.

Un atout pour réussir sa certification Qualiopi

En résumé, adopter un logiciel de gestion compatible Qualiopi vous permet de structurer votre organisme de formation selon les meilleures pratiques. Bien sûr, le logiciel n’est qu’un outil : il faut aussi impliquer votre équipe dans une vraie démarche qualité. Cependant, en vous appuyant sur un système bien pensé, vous « rassurez » l’auditeur et vous vous facilitez la vie.

Plusieurs solutions existent sur le marché. Veillez à choisir un logiciel conçu pour la formation professionnelle et certifié Qualiopi ou équivalent. Par exemple, Easy Marketing propose Easy CRM Formation Continue. Une solution CRM complète pour les centres de formation (gestion des formations, documents, suivi des formateurs et stagiaires, etc.) “compatible Qualiopi”. Un tel outil vous accompagne de A à Z, de la préparation du dossier jusqu’au suivi post-certification.

En fin de compte, investir dans un logiciel de gestion n’est pas qu’une dépense informatique de plus. C’est un investissement stratégique pour pérenniser votre activité. Vous gagnez en temps, en qualité et en tranquillité d’esprit. Alors, pourquoi ne pas faire ce pas vers la simplicité ? N’hésitez pas à vous renseigner davantage et à tester ces solutions. Vous verrez qu’avec le bon copilote numérique, obtenir la certification Qualiopi peut devenir un projet beaucoup moins intimidant. Et même l’occasion de professionnaliser encore davantage votre organisation de formation.

Pour aller plus loin : Consultez la page officielle du ministère du Travail sur le référentiel national qualité (Qualiopi) pour découvrir tous les critères et indicateurs, ainsi que la liste des organismes certificateurs accrédités. Ou découvrez comment Easy CRM peut vous aider à simplifier votre gestion de la formation au quotidien. Un accompagnement adéquat et les bons outils feront la différence pour réussir votre démarche Qualiopi dès la première tentative.

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